Met black box meer inzicht in autokosten bedrijfsauto's
Kostenbeheersing en kilometerregistratie bedrijfsauto's
Enkele jaren geleden realiseerde Ben Baltus van Beja, specialist in de schoonmaakdienstverlening, zich dat de autokosten en kilometerregistratie van de buitendienst maar zeer beperkt inzichtelijk waren.
"We werken hier toch met 65 mensen, waarvan 60 in de buitendienst", zegt hij. "De kosten die te maken hebben met gebruik van onze bedrijfsauto's, zoals kilometers en uren, waren te zeer afhankelijk van het wel of niet accuraat bijhouden van de kilometerregistratie door het personeel. Het gaat dan om reis- en kilometervergoedingen, de kosten van diesel maar ook inzicht in de uit te betalen uren."
Belastingstelsel en kilometerregistratie bedrijfsauto's
De wijzigingen in het belastingstelsel in 2001 waren voor Beja een extra stimulans om een sluitende oplossing voor de kilometerregistratie te vinden. Ook al omdat elke medewerker met een bedrijfsauto - in totaal 25 - een volledige en gedetailleerde kilometerregistratie moest gaan bijhouden. Deze buitendienstmedewerkers hadden echter bewust niet gekozen voor het vak van administrateur. Baltus zag het bijhouden van een kilometerregistratie daarom direct als een groot probleem. Om het personeel tegemoet te komen én tegelijkertijd de autokosten van de buitendienst inzichtelijker te maken, besloot Beja tot aanschaf van het Fieldlog voertuigregistratiesysteem. Na met verschillende leveranciers gesproken te hebben kwam Ben Baltus in contact met ITmobile.Autokosten beheersbaar met Fieldlog GPS kilometerregistratie
Fieldlog black box kilometerregistratie werkt volledig onafhankelijk van de administratie en bestuurders van de voertuigen. De bestuurder maakt zich via een persoonsgebonden button bekend aan het voertuig en kan pas daarna de bedrijfsauto starten. Privé- en zakelijk gebruik met de daarbij behorende rij- en stilstandtijden en bestemmingsinformatie worden automatisch vastgelegd in de boordcomputer. Doordat het black-box systeem is voorzien van GPS-ritregistratie wordt bij het uitzetten van de motor automatisch de bestemmingsinformatie opgeslagen. Hierdoor zijn per project – en per klant - van Beja automatisch de reistijd, gereden kilometers en werktijd bekend. Ook kan per dag de gereden route van elk voertuig getoond worden. Alle gegevens worden bij terugkeer van de bedrijfsauto's op het bedrijfsterrein automatisch uitgelezen. Op kantoor staat een ontvangstmodem dat in een straal van 200 meter elk voertuig van Beja ziet en de recorder leegleest."Dit maakt het allemaal een stuk gemakkelijker om de autokosten te beheersen" aldus Ben Baltus. "Ik vreesde al dat ik elke medewerker achterna moest rennen voor het uitlezen van zijn datadrager. Die tijd is voorbij en ik krijg nu eindelijk een complete kilometerregistratie en het inzicht in de autokosten waar ik altijd op heb zitten wachten. Hoogte van besparingen kan ik niet noemen, maar het systeem heeft zichzelf al zeker terugbetaald. Ook mijn mensen zijn blij omdat ze geen ingewikkelde kilometerregistratie voor de autokosten hoeven bij te houden. Bovendien krijgen ze een keurig overzicht van het gebruik van hun bedrijfsauto dat ze voor de belastingopgave kunnen gebruiken."